¿Qué es un Plan de contingencia?
Un plan de contingencia es un conjunto de procedimientos alternativos a la operatividad normal de cada institución. Su finalidad es la de permitir el funcionamiento de esta, aun cuando alguna de sus funciones deje de hacerlo por culpa de algún incidente tanto interno como ajeno a la organización.
Bases de un plan de contingencia
El propósito de un plan de contingencia para una empresa es contar con un conjunto específico de instrucciones en su lugar si ocurren ciertos eventos que pueden interrumpir las operaciones comerciales normales. Por ejemplo, un negocio de masajes podría estar pensando en trasladar las operaciones a un lugar diferente si su ubicación principal está dañada por un desastre natural. Del mismo modo, una pizzería podría estar pensando en iniciar una campaña de publicidad agresiva si otra pizzería abre una competencia cercana.
Contenidos de un plan de contingencia
Los contenidos de un plan de contingencia puede variar considerablemente de una empresa a otra basada en el modelo de negocio y los tipos de bienes y servicios que proporcionan. Sin embargo, el plan debe incluir una lista de posibles desastres, emergencias y amenazas, más un conjunto de instrucciones que detallan cómo la empresa va a responder a cada uno. Un plan de contingencia debe también citar que los directivos o empleados son responsables de llevar a cabo las instrucciones del plan. Por ejemplo, el plan de contingencia de un restaurante podría llamar a su dueño a despedir a los trabajadores y dejar de ordenar los materiales y equipo si pierde su ubicación física debido a un incendio. El plan entonces se podría activar para explorar, luego arrendar un nuevo local y volver a contratar a una cantidad reducida de personal, sólo volviendo al nivel personal antes del desastre cuando el negocio se establezca en la nueva ubicación.
Beneficios
Un plan de contingencia permite a una empresa responder a los desastres y las amenazas de forma rápida y deliberada, lo que potencialmente puede ahorrar tiempo y dinero. Los eventos inesperados pueden causar estrés o incluso pánico, que puede hacer que sea difícil crear soluciones sensatas cuando se produce una situación.
Consideraciones
Algunas organizaciones ofrecen recursos a los dueños de negocios, tales como plantillas para planes de contingencia que pueden servir de ejemplo o marcos para crear nuevos planes. Por ejemplo, la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias ofrece una simple plantilla de plan de continuidad de negocio que los propietarios pueden utilizar para hacer planes y responder a los desastres naturales.
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